Polityka ochrony danych osobowych
POLITYKA OCHRONY INFORMACJI
u
przedsiębiorcy działającego pod firmą:
Mariusz Jastrzębski Gift Design
ul. Zabłocie 39/207, 30-701 Kraków,NIP 6792699265
z dnia 16 maja 2018 roku
Niniejsza Polityka
bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania,
że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa,
dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych, w tym z
Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanej dalej RODO)
Definicje:
1.
Administrator Danych Mariusz Jastrzębski Gift Design, ul. Zabłocie
39/207,
30-701 Kraków, NIP 6792699265
2.
Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do
zidentyfikowania osoby fizycznej
3.
System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów,
procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu
przetwarzania danych
4.
Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania
danych osobowych 5. Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o
charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów
6.
Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych,
takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie,
udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych
7.
Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych
jednoznacznie
identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie
informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim
systemie
8.
Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie
uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie
przetwarzania danych osobowych w takim systemie 9. Uwierzytelnianie – działanie,
którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).
I.
Postanowienia ogólne
1.
Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych w Mariusz Jastrzębski Gift
Design, ul. Zabłocie 39/207, 30-701 Kraków, NIP 679269926, niezależnie od
formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy
informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane
w zbiorach danych.
2.
Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w
siedzibie Administratora.
3.
Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie
do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym
ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania
się z jej treścią.
4.
Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:
a)
odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki
techniczne i rozwiązania organizacyjne,
b)
kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,
c)
monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
5.
Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony
obejmuje
m.in. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie
integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
6.
Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z
przetwarzaniem
i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz
odpowiednimi przepisami prawa.
II.
Dane osobowe przetwarzane
u administratora danych
1.
Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach
danych.
2.
Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się
wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i
wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona
czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
3.
W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje
analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie
ochrony danych w fazie ich projektowania.
4.
Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. Wzór rejestru
czynności przetwarzania stanowi Załączniki nr 1 do niniejsze polityki.
III.
Obowiązki i
odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem
1.Wszystkie
osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z
obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora
Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym,
a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z
Przetwarzaniem danych osobowych w Mariusz Jastrzębski Gift Design, ul. Zabłocie
39/207, 30-701 Kraków, NIP 679269926
2.
Wszystkie dane osobowe w Mariusz Jastrzębski Gift Design są przetwarzane z
poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
a)
W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa
podstaw dla przetwarzania danych.
b)
Dane przetwarzane są rzetelnie i w sposób przejrzysty.
c)
Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych
celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
d)
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla
osiągnięcia celu przetwarzania danych.
e)
Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
f)
Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do
celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź
usuwane.
g)
Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny
zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
h)
Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
3.
Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych
osobowych uważa się w szczególności:
a)
naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są
dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
b)
udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do
tego nieupoważnionym;
c)
zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym
osobowym ochrony;
d)
przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem
i celem ich zbierania;
e)
spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione
kopiowanie Danych osobowych;
f)
naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
5.
W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych
Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających
na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia
Administratora Danych,
6.
Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub
zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób
podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów
cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:
a)
pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,
b)
każdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upoważniony do
przetwarzania zgodnie z „Upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych” –
wzór Upoważnienia stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki Bezpieczeństwa.
c)
każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych w
tajemnicy. „Oświadczenie i zobowiązanie osoby przetwarzającej dane osobowe
do zachowania tajemnicy” stanowi element „Upoważnienia do przetwarzania danych
osobowych”.
7.
Pracownicy zobowiązani są do:
a)
ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;
b)
przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;
c)
zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
d)
zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz
niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.
IV.
Obszar przetwarzania danych
osobowych
1.
Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie Mariusz Jastrzębski Gift
Design,
obejmuje
pomieszczenie biurowe zlokalizowane przy ul. Zabłocie
39/207, 30-701 Kraków
oraz komputery stacjonarne.
2.
Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie
komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem
wskazanym wyżej.
V.
Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla
zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych
danych
1. Administrator Danych zapewnia rozwiązanie
środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia
poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych
danych.
2. Zastosowane środki ochrony (techniczne
i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu
ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych,
Środki obejmują: a) Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane
są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą
przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w
towarzystwie osoby upoważnionej.
b) Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar
Przetwarzania danych osobowych określony w pkt IV powyżej na czas nieobecności
pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich. c)
Wykorzystanie zamykanych szafek do zabezpieczenia dokumentów.
d) Wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania
dokumentów zawierających dane osobowe.
e) Ochronę sieci lokalnej przed działaniami
inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci fi rewall.
f) Wykonywanie kopii awaryjnych danych na
przenośnych dyskach danych.
g) Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u
administratora przed złośliwym oprogramowaniem.
h) Zabezpieczenie dostępu do urządzeń przy pomocy
haseł dostępu.
i) Wykorzystanie szyfrowania danych przy ich
transmisji.
VI.
Naruszenia zasad ochrony danych
osobowych
1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony
danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło
powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
2. W każdej sytuacji, w której zaistniałe
naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych,
Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu
bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin
po stwierdzeniu naruszenia. Wzór zgłoszenia określa załącznik nr 3 do
niniejszej polityki.
3. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie,
Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.
VII.
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć
przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy
zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w
art. 28 RODO.
2. Przed powierzeniem przetwarzania danych
osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o
dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych
osobowych.
VIII.
Przekazywanie danych do państwa
trzeciego
1. Administrator Danych Osobowych nie będzie
przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których
następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.
IX.
Postanowienia końcowe
1. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z
niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu
pracy, Przepisów o ochronie danych osobowych.
2.
Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące
Załączniki:
Załącznik nr 1 Rejestr czynności przetwarzania
danych osobowych.
Załącznik nr 2 Wzór upoważnienia do przetwarzania
danych osobowych.
Załącznik nr 3 Wzór Oświadczenia
i zobowiązania osoby przetwarzającej dane osobowe.
Załącznik nr 4 Wzór zgłoszenia naruszenia zasad
ochrony danych osobowych do organu nadzorczego.